A
atividade de Cerimonialista é bem recente, mas atualmente é inconcebível a
realização de uma Cerimônia de Casamento sem o auxílio indispensável desse
profissional.
Desde
quando iniciei a ministrar os cursos de Cerimonial Social, a duas
décadas, tenho repassado passo a passo as atribuições desse profissional e
ressaltando a sua importância para o sucesso do evento e a satisfação dos
Noivos.
O
Cerimonialista tem por obrigação conhecer todas as regras e normas de protocolo
que regem os eventos, e orientar segura e corretamente os clientes quanto ao
desenvolvimento do evento.
Muitas
pessoas não valorizam o trabalho desse profissional pois desconhecem quais são
suas atribuições e o seu papel na condução dos eventos, e pensam que sua
importância se resume em organizar a fila de pais e padrinhos, e coordenar a
entrada triunfal da Noiva.
Então
no desenrolar desse artigo, vamos mostrar claramente as funções que devem
ser executadas por eles, para o bem geral do Evento.
A
minha sugestão é que a partir do noivado, os Noivos já comecem a pesquisar
nesse mercado o (a) Cerimonialista que irá acompanhá-los de perto nesse
trajetória que inicia com a concepção do evento, passando pelo planejamento e
condução do cerimonial no dia D até o “day after”, ou pós evento, onde
realmente tudo é concretizado.
Repassando
então, algumas dicas na hora da escolha certa do seu Cerimonialista.
A
ESCOLHA DO CERIMONIAL
Nossa
dica inicial é bem simples: pesquisem muito. A internet nos abre infinitas
portas para essa etapa, mas cuidado com sites tendenciosos e sem credibilidade.
Em seguida, peça orçamentos a pelo menos três empresas diferentes. Com isso,
você consegue ter uma ideia melhor dos preços praticados no mercado e observa
se alguma delas cobrou valores muito fora da curva.
Agende
um bate-papo com os mais cotados no seu ranking, pois sua opinião pode mudar. E
mesmo que estejam apaixonados pelos serviços de alguém, não deixem de consultar
sua reputação entre fornecedores, ex-noivas mais recentes e em sites como o
Reclame Aqui.
Ao
bater o martelo em relação a quem será seu Cerimonialista, é hora de formalizar
as condições conversadas. Tenha em mente que, até agora, você não tem um
contrato em mãos – apenas uma proposta comercial. No contrato, tudo deverá ser
descrito nos mínimos detalhes para dar mais segurança às duas partes.
Em
99,9% das vezes, o Cerimonialista irá te enviar um contrato padrão, utilizado
por ele com a maioria dos seus clientes. Nada impede que você peça mudanças de
texto para deixar os termos mais claros, combinado? A etapa de diálogo pré-assinaturas
é muito importante e não deve ser realizada com pressa. Caso tenha um amigo ou
familiar advogado, não se acanhe e peça uma opinião.
O
QUE NÃO PODE FALTAR NO CONTRATO COM O CERIMONIALISTA
Data,
horário e local do casamento. Outros detalhes, como número de convidados,
também podem ser mencionados
Nomes
completos e documentos de identificação de todas as partes envolvidas, sejam
elas pessoas físicas ou jurídicas
Condições
de pagamento com o máximo de detalhes possível
Descrição
detalhadas de todos os serviços a serem prestados
Cronograma
de trabalho no dia do evento – da montagem ao encerramento do evento
Detalhamento
em relação a possíveis horas extras. Vale mencionar que muitos cerimonialistas
não estipulam um número de horas e fecham o contrato pelo evento como um todo,
mas isso deve estar claro no contrato
A
definição da equipe: quantos e as suas atribuições para a realização da
cerimônia e da festa
Política
de cancelamento
Definição
da circunscrição judiciária onde eventuais problemas entre o fornecedor e os
clientes serão tratados. Isso é essencial especialmente para destination
weddings, quando os noivos moram em um local e o fornecedor, em outro
Autorização
do uso de imagem: caso os noivos tenham alguma restrição em relação ao
cerimonialista usar suas fotos para fins de divulgação, é interessante que isso
esteja registrado no contrato
AS
ATRIBUIÇÕES DO CERIMONIALISTA
A
principal atribuição do Cerimonialista é coordenar todo o evento,
desde a concepção até a finalização.
Etapas
do evento e suas atribuições
PRÉ
CASAMENTO
- Realizar
uma primeira reunião, para conhecer o perfil dos Noivos, tais como, perfil
social e financeiro e o Perfil do Evento – clássico, moderno, rústico etc;
- De
posse do briefing do evento, onde deverá constar os dados preliminares como
tipo do evento, data, hora e número de convidados, esse profissional vai se
responsabilizar pela logística , administração e planificação de todo
evento em suas várias etapas;
-
Definir juntamente com os Noivos toda a programação da Cerimônia Religiosa e
Recepção do casamento;
-
Fazer um check list , de todas as providências a serem tomadas com um
cronograma de datas a serem cumpridas para o bom andamento do evento;
-
Fazer indicações de fornecedores de acordo com perfil do evento e dos Noivos;
-
Acompanhar os Noivos na contratação das principais contas ( espaço, decoração,
buffet ), e dar suporte no que deve constar nos contratos, pois todos sabemos
que vale o que está escrito.
-
Analisar todos os contratos fechados, criando uma pasta especial do evento;
-
Entrar em contato com o fornecedor, em caso de dúvida sobre alguma cláusula no
contrato, e se for o caso, solicitar que seja feito um aditivo contratual ou
alteração de algum termo;
-
Realizar reuniões, previamente agendadas com noivos, a fim de alinharem todas
as pendências e providências a serem tomadas;
-
Definir a equipe que vai dar suporte ao Cerimonialista e repassar todas as
informações necessárias ao bom andamento do evento;
-
Realizar visitas técnicas ao local do evento acompanhado do decorador, para
definirem o Lay Out, para a montagem da estrutura física do evento;
-
Repassar aos fornecedores o Lay Out do evento e discutirem o processo de
montagem e ouvir as sugestões para alguma possível alteração se for o caso;
-
Reunir com Fotógrafo e Cinegrafista para repassar toda programação do evento, e
decidirem juntos o “modus operandi” pra que não se perca nenhum registro
importante tanto por parte do protocolo quanto por parte de personagens
importantes na vida dos Noivos que não podem ficar fora do álbum;
-
Elaborar o Roteiro da Cerimônia Religiosa e Recepção de acordo com a
programação do evento, exigências protocolares e dos locais, mas que contemplem
as sugestões dos Noivos;
-
Realizar o ensaio do Evento, para dar segurança do passo a passo da Cerimônia
Religiosa aos Noivos e Pais;
-
Agendar, na semana que anteceder o evento, o cronograma da montagem do evento,
com cada fornecedor envolvido;
A
MONTAGEM DA ESTRUTURA FÍSICA DO EVENTO
- Coordenar
toda a Montagem da Estrutura Física do evento, de acordo com o cronograma
repassado , respeitando o Lay Out pré-definido, e supervisionando os contratos
firmados para que este seja cumprido na íntegra;
-
Receber e conferir juntamente com o Maitre, bebidas extras (whisky, champanhe,
espumante, etc) para posterior conferência ao final do evento;
-
Organizar em local pré determinado as rasteirinhas ou sandálias, lembrancinhas,
etc que serão entregues aos convidados na hora do evento;
-
Ter em mãos todos os contratos e contatos dos fornecedores para que ao final da
montagem, checar todos os detalhes para aí sim liberar o espaço para o
início do evento;
-
Supervisionar a limpeza e higiene do salão e banheiros, tais como instalações
elétricas e hidráulicas para o bom andamento do evento;
A
CERIMÔNIA RELIGIOSA
- Repassar
a cada membro da equipe do Cerimonial, o check list de suas atribuições e
responsabilidade durante o evento;
-
Repassar ao celebrante, músicos , fotográfos e cinegrafistas o Roteiro da
Cerimônia;
-
Receber à entrada da Cerimônia, os convidados e direcioná-los aos seus lugares;
-
Receber Padrinhos e Madrinhas, identificá-los e colocá-los em ordem para o
início do cortejo;
-
Receber os pais e dar as orientações necessárias para a Cerimônia;
-
Receber o Noivo, identificá-lo e posicioná-lo em lugar reservado até o início
da cerimônia;
-
Colher as assinaturas exigidas no documento da Cerimônia Religiosa (padrinhos);
-
Organizar a fila de Pais, Padrinhos, Damas e Pajens, e coordenar a entrada dos
mesmos;
-
Receber a Noiva, auxiliá-la na saída do veículo, ajeitar o véu, o buquet,
conferir a maquiagem e posicioná-la corretamente ao lado do Pai ou
representante do mesmo;
-
Informar aos músicos, o momento do início das músicas no momento da entrada do
cortejo;
-
Proceder a entrada da Noiva, de acordo com o Roteiro definido previamente;
-
Proceder a entrada das alianças no decorrer da cerimônia, se for o caso e se
for permitido;
-
Coordenar o momento das assinaturas ao final da cerimônia;
-
Coordenar as fotos o altar, de acordo com o Roteiro, e dar suporte a equipe de
fotografia e filmagem nesse momento específico;
-
Organizar a saída do cortejo;
-
Organizar a fila de cumprimentos na porta da Igreja , se esse for o caso.
A
RECEPÇÃO DO CASAMENTO
- Escalar
alguém da equipe, para fiscalizar banheiros, iluminação, sonorização, buffet,
para a liberação do espaço e receber os convidados;
-
Informar ao D.J o momento da entrada nos Noivos no salão, para a execução da
música escolhida por eles;
-
Verificar se fotógrafos e cinegrafistas estão a postos para registrarem a
entrada dos noivos
-
Coordenar a entrada dos Noivos no salão, e direcioná-los para a Mesa do Bôlo,
para o brinde e as fotos oficiais da recepção;
-
Informar ao Maitre o horário do brinde para as providências de taças especiais
para esse momento;
-
Informar ao Maitre o horário do início do serviço de buffet;
-
Coordenar as fotos na mesa do bolo;
-
Coordenar a abertura da pista de dança pelos Noivos;
-
Coordenar o momento de jogar o buquet pela Noiva e amigas;
-
Receber, etiquetar guardar os presentes que por ventura alguém levar para a
cerimônia;
-
Proceder a entrega de sandálias e adereços para os convidados no momento da
abertura da pista de dança;
-
Supervisionar o serviço de buffet durante o evento, e caso seja necessário, ver
junto ao Maitre providências necessárias ao bom andamento do evento;
-
Entregar , a saída do evento, os Bem-Casados aos convidados;
-
Chegar junto ao segurança o número exato de convidados presentes ao evento;
- Ao
final, conferir junto ao maitre, o consumo de bebidas extras, e relacionar as
garrafas vazias e devolvê-las posteriormente aos Noivos ou a família deles;
-
Acompanhar devolução dos pertences dos Noivos, e encaminhar para os carros
destinados a este fim;
-
Entregar aos Noivos, as caixinhas de bombons e afins devidamente preparados
para eles;
-
Acondicionar em vasilhas próprias as sobras de bombons, doces e bolo e entregar
para a família;
THE
DAY AFTER – O DIA SEGUINTE
-
Verificar junto ao buffet se houve quebras de copos, taças e vasilhames e
informar à família dos Noivos;
-
Fazer um relatório do evento, constando todo andamento do serviço prestado e um
feed back de cada fornecedor envolvido no evento. Acusar no relatório, qualquer
ocorrência por parte de convidados ou fornecedor.
NÃO
É ATRIBUIÇÃO DO CERIMONIALISTA
01- Buscar o bouquet da
Noiva onde foi confeccionado e entrega-lo à Noiva no salão de cabeleireiros (se
assim o fizer é no sentido de fazer algo mais para os Noivos);
02- Buscar bôlo, doces,
bombons e colocar nas peças da Mesa do Bôlo. Essa função é da empresa que
confeccionou os doces;
03- Dar acabamento em
lembrancinhas (dar laços, pregar etiquetas, embalar, etc);
04- Se responsabilizar
por crianças durante o evento. Essa tarefa cabe aos pais que levaram os
pequenos. Caso ocorra algum acidente ou incidente levar ao conhecimento das
famílias dos Noivos imediatamente e depois relatar o ocorrido no Relatório
final.
05- Busca vestidos,
anáguas, acessórios da Noiva no dia do evento.
E
assim, resumidamente, registrei as atividades mais importantes do
Cerimonialista frente aos eventos.
Divina
Helena de Camargo
Professora
de Cerimonial Social e Consultora de Eventos para Cerimonialistas e
Fornecedores
Instagram:
@professoradivinahelenaconsultora
Facebook
: Professora Divina Helena
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