A atividade de Cerimonialista é bem recente, mas atualmente é inconcebível a realização de uma Cerimônia de Casamento sem o auxílio indispensável desse profissional.
Desde quando iniciei a ministrar os cursos de Cerimonial Social, a duas décadas, tenho repassado passo a passo as atribuições desse profissional e ressaltando a sua importância para o sucesso do evento e a satisfação dos Noivos.
O Cerimonialista tem por obrigação conhecer todas as regras e normas de protocolo que regem os eventos, e orientar segura e corretamente os clientes quanto ao desenvolvimento do evento.
Muitas pessoas não valorizam o trabalho desse profissional pois desconhecem quais são suas atribuições e o seu papel na condução dos eventos, e pensam que sua importância se resume em organizar a fila de pais e padrinhos, e coordenar a entrada triunfal da Noiva.
Então no desenrolar desse artigo, vamos mostrar claramente as funções que devem ser executadas por eles, para o bem geral do Evento.
A minha sugestão é que a partir do noivado, os Noivos já comecem a pesquisar nesse mercado o (a) Cerimonialista que irá acompanhá-los de perto nesse trajetória que inicia com a concepção do evento, passando pelo planejamento e condução do cerimonial no dia D até o “day after”, ou pós evento, onde realmente tudo é concretizado.
Repassando então, algumas dicas na hora da escolha certa do seu Cerimonialista.
A ESCOLHA DO CERIMONIAL
Nossa dica inicial é bem simples: pesquisem muito. A internet nos abre infinitas portas para essa etapa, mas cuidado com sites tendenciosos e sem credibilidade. Em seguida, peça orçamentos a pelo menos três empresas diferentes. Com isso, você consegue ter uma ideia melhor dos preços praticados no mercado e observa se alguma delas cobrou valores muito fora da curva.
Agende um bate-papo com os mais cotados no seu ranking, pois sua opinião pode mudar. E mesmo que estejam apaixonados pelos serviços de alguém, não deixem de consultar sua reputação entre fornecedores, ex-noivas mais recentes e em sites como o Reclame Aqui.
Ao bater o martelo em relação a quem será seu Cerimonialista, é hora de formalizar as condições conversadas. Tenha em mente que, até agora, você não tem um contrato em mãos – apenas uma proposta comercial. No contrato, tudo deverá ser descrito nos mínimos detalhes para dar mais segurança às duas partes.
Em 99,9% das vezes, o Cerimonialista irá te enviar um contrato padrão, utilizado por ele com a maioria dos seus clientes. Nada impede que você peça mudanças de texto para deixar os termos mais claros, combinado? A etapa de diálogo pré-assinaturas é muito importante e não deve ser realizada com pressa. Caso tenha um amigo ou familiar advogado, não se acanhe e peça uma opinião.
O QUE NÃO PODE FALTAR NO CONTRATO COM O CERIMONIALISTA
Data, horário e local do casamento. Outros detalhes, como número de convidados, também podem ser mencionados
Nomes completos e documentos de identificação de todas as partes envolvidas, sejam elas pessoas físicas ou jurídicas
Condições de pagamento com o máximo de detalhes possível
Descrição detalhadas de todos os serviços a serem prestados
Cronograma de trabalho no dia do evento – da montagem ao encerramento do evento
Detalhamento em relação a possíveis horas extras. Vale mencionar que muitos cerimonialistas não estipulam um número de horas e fecham o contrato pelo evento como um todo, mas isso deve estar claro no contrato
A definição da equipe: quantos e as suas atribuições para a realização da cerimônia e da festa
Política de cancelamento
Definição da circunscrição judiciária onde eventuais problemas entre o fornecedor e os clientes serão tratados. Isso é essencial especialmente para destination weddings, quando os noivos moram em um local e o fornecedor, em outro
Autorização do uso de imagem: caso os noivos tenham alguma restrição em relação ao cerimonialista usar suas fotos para fins de divulgação, é interessante que isso esteja registrado no contrato
AS ATRIBUIÇÕES DO CERIMONIALISTA
A principal atribuição do Cerimonialista é coordenar todo o evento, desde a concepção até a finalização.
Etapas do evento e suas atribuições
PRÉ CASAMENTO
- Realizar uma primeira reunião, para conhecer o perfil dos Noivos, tais como, perfil social e financeiro e o Perfil do Evento – clássico, moderno, rústico etc;
- De posse do briefing do evento, onde deverá constar os dados preliminares como tipo do evento, data, hora e número de convidados, esse profissional vai se responsabilizar pela logística , administração e planificação de todo evento em suas várias etapas;
- Definir juntamente com os Noivos toda a programação da Cerimônia Religiosa e Recepção do casamento;
- Fazer um check list , de todas as providências a serem tomadas com um cronograma de datas a serem cumpridas para o bom andamento do evento;
- Fazer indicações de fornecedores de acordo com perfil do evento e dos Noivos;
- Acompanhar os Noivos na contratação das principais contas ( espaço, decoração, buffet ), e dar suporte no que deve constar nos contratos, pois todos sabemos que vale o que está escrito.
- Analisar todos os contratos fechados, criando uma pasta especial do evento;
- Entrar em contato com o fornecedor, em caso de dúvida sobre alguma cláusula no contrato, e se for o caso, solicitar que seja feito um aditivo contratual ou alteração de algum termo;
- Realizar reuniões, previamente agendadas com noivos, a fim de alinharem todas as pendências e providências a serem tomadas;
- Definir a equipe que vai dar suporte ao Cerimonialista e repassar todas as informações necessárias ao bom andamento do evento;
- Realizar visitas técnicas ao local do evento acompanhado do decorador, para definirem o Lay Out, para a montagem da estrutura física do evento;
- Repassar aos fornecedores o Lay Out do evento e discutirem o processo de montagem e ouvir as sugestões para alguma possível alteração se for o caso;
- Reunir com Fotógrafo e Cinegrafista para repassar toda programação do evento, e decidirem juntos o “modus operandi” pra que não se perca nenhum registro importante tanto por parte do protocolo quanto por parte de personagens importantes na vida dos Noivos que não podem ficar fora do álbum;
- Elaborar o Roteiro da Cerimônia Religiosa e Recepção de acordo com a programação do evento, exigências protocolares e dos locais, mas que contemplem as sugestões dos Noivos;
- Realizar o ensaio do Evento, para dar segurança do passo a passo da Cerimônia Religiosa aos Noivos e Pais;
- Agendar, na semana que anteceder o evento, o cronograma da montagem do evento, com cada fornecedor envolvido;
A MONTAGEM DA ESTRUTURA FÍSICA DO EVENTO
- Coordenar toda a Montagem da Estrutura Física do evento, de acordo com o cronograma repassado , respeitando o Lay Out pré-definido, e supervisionando os contratos firmados para que este seja cumprido na íntegra;
- Receber e conferir juntamente com o Maitre, bebidas extras (whisky, champanhe, espumante, etc) para posterior conferência ao final do evento;
- Organizar em local pré determinado as rasteirinhas ou sandálias, lembrancinhas, etc que serão entregues aos convidados na hora do evento;
- Ter em mãos todos os contratos e contatos dos fornecedores para que ao final da montagem, checar todos os detalhes para aí sim liberar o espaço para o início do evento;
- Supervisionar a limpeza e higiene do salão e banheiros, tais como instalações elétricas e hidráulicas para o bom andamento do evento;
A CERIMÔNIA RELIGIOSA
- Repassar a cada membro da equipe do Cerimonial, o check list de suas atribuições e responsabilidade durante o evento;
- Repassar ao celebrante, músicos , fotográfos e cinegrafistas o Roteiro da Cerimônia;
- Receber à entrada da Cerimônia, os convidados e direcioná-los aos seus lugares;
- Receber Padrinhos e Madrinhas, identificá-los e colocá-los em ordem para o início do cortejo;
- Receber os pais e dar as orientações necessárias para a Cerimônia;
- Receber o Noivo, identificá-lo e posicioná-lo em lugar reservado até o início da cerimônia;
- Colher as assinaturas exigidas no documento da Cerimônia Religiosa (padrinhos);
- Organizar a fila de Pais, Padrinhos, Damas e Pajens, e coordenar a entrada dos mesmos;
- Receber a Noiva, auxiliá-la na saída do veículo, ajeitar o véu, o buquet, conferir a maquiagem e posicioná-la corretamente ao lado do Pai ou representante do mesmo;
- Informar aos músicos, o momento do início das músicas no momento da entrada do cortejo;
- Proceder a entrada da Noiva, de acordo com o Roteiro definido previamente;
- Proceder a entrada das alianças no decorrer da cerimônia, se for o caso e se for permitido;
- Coordenar o momento das assinaturas ao final da cerimônia;
- Coordenar as fotos o altar, de acordo com o Roteiro, e dar suporte a equipe de fotografia e filmagem nesse momento específico;
- Organizar a saída do cortejo;
- Organizar a fila de cumprimentos na porta da Igreja , se esse for o caso.
A RECEPÇÃO DO CASAMENTO
- Escalar alguém da equipe, para fiscalizar banheiros, iluminação, sonorização, buffet, para a liberação do espaço e receber os convidados;
- Informar ao D.J o momento da entrada nos Noivos no salão, para a execução da música escolhida por eles;
- Verificar se fotógrafos e cinegrafistas estão a postos para registrarem a entrada dos noivos
- Coordenar a entrada dos Noivos no salão, e direcioná-los para a Mesa do Bôlo, para o brinde e as fotos oficiais da recepção;
- Informar ao Maitre o horário do brinde para as providências de taças especiais para esse momento;
- Informar ao Maitre o horário do início do serviço de buffet;
- Coordenar as fotos na mesa do bolo;
- Coordenar a abertura da pista de dança pelos Noivos;
- Coordenar o momento de jogar o buquet pela Noiva e amigas;
- Receber, etiquetar guardar os presentes que por ventura alguém levar para a cerimônia;
- Proceder a entrega de sandálias e adereços para os convidados no momento da abertura da pista de dança;
- Supervisionar o serviço de buffet durante o evento, e caso seja necessário, ver junto ao Maitre providências necessárias ao bom andamento do evento;
- Entregar , a saída do evento, os Bem-Casados aos convidados;
- Chegar junto ao segurança o número exato de convidados presentes ao evento;
- Ao final, conferir junto ao maitre, o consumo de bebidas extras, e relacionar as garrafas vazias e devolvê-las posteriormente aos Noivos ou a família deles;
- Acompanhar devolução dos pertences dos Noivos, e encaminhar para os carros destinados a este fim;
- Entregar aos Noivos, as caixinhas de bombons e afins devidamente preparados para eles;
- Acondicionar em vasilhas próprias as sobras de bombons, doces e bolo e entregar para a família;
THE DAY AFTER – O DIA SEGUINTE
- Verificar junto ao buffet se houve quebras de copos, taças e vasilhames e informar à família dos Noivos;
- Fazer um relatório do evento, constando todo andamento do serviço prestado e um feed back de cada fornecedor envolvido no evento. Acusar no relatório, qualquer ocorrência por parte de convidados ou fornecedor.
NÃO É ATRIBUIÇÃO DO CERIMONIALISTA
01- Buscar o bouquet da Noiva onde foi confeccionado e entrega-lo à Noiva no salão de cabeleireiros (se assim o fizer é no sentido de fazer algo mais para os Noivos);
02- Buscar bôlo, doces, bombons e colocar nas peças da Mesa do Bôlo. Essa função é da empresa que confeccionou os doces;
03- Dar acabamento em lembrancinhas (dar laços, pregar etiquetas, embalar, etc);
04- Se responsabilizar por crianças durante o evento. Essa tarefa cabe aos pais que levaram os pequenos. Caso ocorra algum acidente ou incidente levar ao conhecimento das famílias dos Noivos imediatamente e depois relatar o ocorrido no Relatório final.
05- Busca vestidos, anáguas, acessórios da Noiva no dia do evento.
E assim, resumidamente, registrei as atividades mais importantes do Cerimonialista frente aos eventos.
Divina Helena de Camargo
Professora de Cerimonial Social e Consultora de Eventos para Cerimonialistas e Fornecedores
Instagram: @professoradivinahelenaconsultora
Facebook : Professora Divina Helena
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